Il patrimonio documentario
Questa sezione è particolarmente importante perché rappresenta il centro della missione delle istituzioni di conservazione.Sinteticamente, questa sezione potrà:
- offrire la descrizione dei fondi archivistici, dei loro soggetti produttori e degli strumenti di ricerca;
- guidare alla ricerca su particolari temi;
- dar conto delle modalità e delle limitazioni all’accesso a tali fondi;
- evidenziare quanto di quel patrimonio è eventualmente disponibile attraverso la rete Internet (inventari online, riproduzioni digitali, guide alla ricerca);
Preferibilmente, per facilitare l’orientamento agli utenti, questa sezione dovrà essere articolata in diverse sotto-sezioni, più o meno estese a seconda delle dimensioni del patrimonio conservato e della complessità di strumenti di accesso che si offrono. Ovviamente, al contrario, si può ridurre tutto anche in una sola pagina, purché ben formata.
ESEMPI ONLINE
Archivio storico dell’INA
http://www.inaassitalia.it/PortaleInaWeb/
sezione.do?idItem=213&idSezione=11528
Elenco dei fondi consultabiliArchivio di Stato di Pescara
http://xoomer.alice.it/miovac/sommario.html
Sommario dei fondi archivisticiArchivio Fondazione Luigi Micheletti
http://www.fondazionemicheletti.it/default.asp?id_sezione=28
Elenco dei fondi consultabiliArchivio di Stato di Milano
http://213.156.63.135/html/ricerche/ricercheanagrafiche.html
Fonti per le ricerche anagrafiche-----
Landesarchiv Berlin - Das Staatsarchiv des Landes Berlin (Germania)
http://www.landesarchiv-berlin.de/lab-neu/start.html
Gli strumenti per la ricerca
In questa sottosezione si devono offrire agli utenti tutti gli strumenti necessari per orientarsi nel “sistema documentario” dell’archivio.
Si tratta di concentrare qui le descrizioni archivistiche, redatte con maggior aderenza possibile agli standard internazionali, ISAD(G) per la descrizione dei fondi vera e propria e ISAAR(CPF) per i soggetti produttori degli archivi. Inoltre, sarà buona pratica segnalare gli strumenti di ricerca disponibili per accedere alla ricerca in archivio, per ognuna delle unità di descrizione appropriate oppure con un elenco a parte.
La presentazione del patrimonio può essere fatta in diverse modalità e a diversi livelli di analiticità. A questo proposito si consiglia di riferirsi alla schematizzazione proposta nell’ambito del rapporto del Sottocomitato per gli strumenti di ricerca dell’ICA dell’ANAI “Linee-guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca”.
Dal punto di vista delle forme di presentazione, in sintesi, il patrimonio archivistico può essere descritto:
- con una presentazione testuale che ne illustri le caratteristiche generali, ma che comprenda almeno l’elenco delle denominazioni e la copertura cronologica dei fondi;
- con un elenco o indice statico dei fondi archivistici (possibilmente indicando anche gli strumenti di ricerca) o strumenti di ricerca statici on-line. Le denominazioni dei fondi devono essere coerenti tra loro, in base a quanto previsto dagli standard e dalle tradizioni descrittive. Sull’ordinamento delle voci di tale elenco, poi, si potrà prevedere sia quello alfabetico (rispondente a un criterio universale) che un ordine rispondente a scelte archivistiche. Ad esempio, per gli Archivi di Stato l’esperienza della redazione della Guida Generale, che prevedeva una suddivisione dei fondi archivistici in base a una logica storico-istituzionale è stata molto importante e spesso la presentazione del patrimonio rispecchia tale suddivisione. In alcuni archivi si usa distinguere tra archivi amministrativi, archivi giudiziari, archivi militari, ecc.;
- con una banca dati o sistema informativo del singolo archivio, cioè offrendo agli utenti delle risorse strutturate, con maschere di interrogazione. In questi casi si raccomanda l’adesione alle regole della descrizione archivistica previste dagli standard per costruire un sistema di descrizione separata tra fondi archivistici e loro soggetti produttori;
con un link a una banca dati o sistema informativo che comprenda più istituti di conservazione, riuniti perché parte della stessa amministrazione, per competenza geografico-amministrativa (nazionale, regionale, provinciale, etc.), nell’ambito di progetti di ricerca e di comunicazione, ecc.
ESEMPI ONLINE
Presentazioni testuali
Ufficio storico dell’Esercito italiano
http://www.esercito.difesa.it/root/storico/ufficio.aspArchivio della galleria Doria Pamphilj di Roma
http://www.doriapamphilj.it/archivio.asp-----
Kin’s College, London. Liddell Hart Centre for Military Archives (Regno Unito)
http://www.kcl.ac.uk/lhcma/info/whatshere.htm
Elenchi o indici statici dei fondi archivistici o strumenti di ricerca statici on-line
Archivio di Stato di Belluno
http://www.archivi.beniculturali.it/ASBL/patrimonio%20documentario.html
Elenco commentato dei fondiArchivio di Stato di Bari
http://www.teseo.it/archiviodistato/archivis.htm
Un esempio di suddivisione dei fondi per grandi tipologieArchivio Centrale dello Stato
http://www.archivi.beniculturali.it/ACS/GuidaFrazionata/Start.htm
Guida ai fondi dell’Archivio Centrale dello Stato, disponibile sia in versione statica HTML o PDF, sia dinamica in XML con maschera di ricercaSezione di Archivio di Stato di Fabriano
http://www.archivi.beniculturali.it/ASAN/notarile%20fabriano.html
Elenco cronologico dell’Archivio notarile di FabrianoArchivio di Stato di Firenze
http://www.archiviodistato.firenze.it/inventari/c/comm_prov_assben/
Commissione provinciale di assistenza e beneficenza pubblica 1905-1921
Banche dati o sistemi informativi del singolo Archivio
Archivio di Stato di Firenze
http://www.archiviodistato.firenze.it/siasfi/
Collegamento al SiAsfi – Sistema Informatico dell’Archivio di Stato di FirenzeArchivio Storico Banca Intesa
http://gea.bancaintesa.it/archivio/index.htmArchivio di Stato di Napoli
11&ilLink=dams.html&ilTitolo=Il%20Patrimonio&level=livello2
Link esterni a banche dati o sistemi informativi
SIAS-Sistema Informativo degli Archivi di Stato
http://www.archivi-sias.it/PLAIN-Progetto Lombardo Archivi in Internet
http://plain.unipv.it/plain/Archivio di Stato di Alessandria
http://www.archivi-sias.it/consulta_archivi_albero.asp?ComplessiRootNode=170000
Link esterno al Il sistema SIAS, che permette puntare direttamente alle informazioni del singolo Archivio
Percorsi di ricerca personalizzati
Public Record Office (Regno Unito)
http://www.nationalarchives.gov.uk/gettingstarted/?source=ddmenu_research1
Un altro stile di introduzione è quello del Public Record Office britannico, che nella pagina “Starting your research” (in inglese) oltre a presentare gli strumenti disponibili sul sito web cerca di indirizzare l’utente a seconda della propria curiosità o del proprio interesse.
Le risorse digitalizzate
Nel caso in cui presso l’Archivio siano stati attuati progetti di digitalizzazione di singole serie archivistiche, oppure di documenti contenuti in diverse serie, questi saranno segnalati, distinguendo con chiarezza le informazioni sul patrimonio dalle riproduzioni digitali di documenti.
Si raccomanda di collegare, al fine di contestualizzarlo archivisticamente, il servizio di visualizzazione delle riproduzioni digitali a quello di presentazione e descrizione del patrimonio. Di qualunque tipologia siano i documenti riprodotti, non è infatti opportuno presentarli solo tramite miniature delle immagini (thumbnail), predisponendo piuttosto un inventario archivistico che consenta di selezionare i documenti da visualizzare attraverso le loro descrizioni ben formate. È quindi da evitare che sia un doppio elenco, dei fondi consultabili e di quelli digitalizzati, a guidare l’accesso al patrimonio, preferendo un sistema di rimandi tra le descrizioni e le riproduzioni.
ESEMPI ONLINE
Archivio di Stato di Firenze
http://www.archiviodistato.firenze.it/Map/index.html
Progetto Mediceo Avanti il Principato.I documenti vengono presentati insieme con la riproduzione dell'inventario analitico, attraverso il quale può svolgersi la ricerca all'interno del fondo. Il cammino per giungere ai singoli documenti ricalca pertanto le modalità e i percorsi tradizionaliArchivio di Stato di Palermo
http://www.archivi-sias.it/Scheda_Inventario.asp?FiltraInventario=10399
Archivio digitalizzato delle pergamene (realizzato nell’ambito del SIAS)Archivio di Stato di Torino
http://ww2.multix.it/asto/asp/carte.asp
Riproduzione dei fondi cartografici
Le acquisizioni e le perdite
Per completare la presentazione del patrimonio dell’Archivio, è consigliabile dar conto della politica di acquisizioni che può dipendere dalla normativa in vigore o da scelte particolari dell’istituto.
Questa sotto-sezione riguarda ovviamente anche la storia dell'Archivio, per cui è da valutare in base alla qualità e quantità di informazioni che si hanno se lasciarla nell'ambito della sezione IL PATRIMONIO oppure se inserirla nella sottosezione LA STORIA della sezione L'ARCHIVIO.
ESEMPI ONLINE
Archivio di Stato di Firenze: Storia
http://www.archiviodistato.firenze.it/nuovosito/index.php?id=12
Nell’ambito del testo di presentazione della storia dell’Archivio, sono inclusi alcuni paragrafi dedicati alle acquisizioni più importanti e alle perdite dovute all’alluvione di Firenze del 1966Biblioteca digitale di ARCHIVI
http://www.archivi.beniculturali.it/Biblioteca/indexDanniGuerra.html
I danni di Guerra subiti dagli Archivi italiani. Versione digitale del numero unico della rivista “Notizie degli Archivi di Stato”, anni IV-VII, Roma 1944-47Archivio storico Treccani
http://www.treccani.it/site/www/archivio_storico/archivio_storico_fondi.htm-----
Archives of Episcopal Church (Stati Uniti)
http://www.episcopalarchives.org/acquisition_policy.html
Le condizioni di accesso ai documenti
In questa sotto-sezione, oltre a citare la normativa vigente in Italia sulla consultabilità della documentazione e sulla tutela della riservatezza (privacy), si possono esporre le condizioni generali d’accesso in vigore presso l’Archivio, le modalità di richiesta e la modulistica ecc. (vedi anche la sezione del sito I SERVIZI > LA MODULISTICA).
Si possono anche citare le condizioni d’accesso per documentazione specifica, come le fotografie, le pergamene, le mappe e i disegni, che potrebbero, ad esempio, essere accessibili solo attraverso le riproduzioni digitali, oppure tramite microfilm.
ESEMPI ONLINE
Archivio di Stato di Lucca
http://www.comune.lucca.it/ospiti/archiviostato/accesso.htmlArchivio di Stato di Lucca
http://www.comune.lucca.it/ospiti/archiviostato/microfilm.html
Fondi o serie archivistiche consultabili su microfilm e/o in corso di riproduzione digitaleArchivio si Stato di Bologna – Consultabilità
http://www.archiviodistatobologna.it/h3/h3.exe/
asitoAsbo/d1/fsezione?sezione.x=serviziSala;noImg.x=;sottosezione.x=salaDiStudioArchivio Storico Provinciale di Bologna
http://www.provincia.bologna.it/cultura/archivi/arch_aspb.htmArchivio Sonoro dell’Associazione “Istituto Ernesto De Martino”
http://www.comune.firenze.it/sdiaf/sonorodemartino.htm
